行政書士の仕事をしてみて分かる「あって助かった」もの

仕事がしやすい環境は自分で作れる

必須の事務機器については、<開業時にそろえておきたい事務機器>でご案内しましたが、ここからは、「これがあると便利、助かる」というグッズなどをご紹介します。余裕ができたら導入を考えてみてください。

仕事を始めて分かる必要なもの

オンラインストレージ

サーバーにファイルをアップしておけば、どこにいてもアクセスできるサービスのことです。ドロップボックスやワンドライブが有名ですね。

外に出ることが多い仕事の場合、一旦事務所に帰らなければ書類作成や確認作業ができないとなると非効率的です。

オンラインストレージサービスを利用すれば、自宅やタブレットなどからもファイルにアクセスでき、編集や閲覧ができるので、出先で「あの資料を忘れてきた!」というようなときにも便利です。

タブレット

オンラインストレージと組み合わせて持っていれば、外出時に書類をプリントすることもでき、とても便利です。

委任状など、その場でさっと作ってコンビニのマルチプリンタで印刷することができ、お客様にとっても改めて捺印のために事務所に来てもらったり、郵送でやり取りする手間が省けますね。

スマホでも同様のことは可能ですが、書類を作ったり編集したりすることを考えると、タブレットの方が圧倒的に使い勝手が良いです。

もちろん、モバイルPCでも同様のことができるので、自分に合ったほうを選びましょう。持ち歩くことを考えて、できるだけ軽量のものを選ぶのがポイントです。

e-FAX

PCで送受信できるFAXです。建設業など、未だにFAXの使用が多い業界もあるので、状況に応じて備えておきましょう。

e-FAXなら、外出中にタブレットで受信したFAXの確認も、返信もできます。また、PDFで受信するのでそのままデータとして保存できるメリットもあります。

私の経験上、外出先でも作業ができるようにしておくと、「事務所に帰ってから遅くまで書類作成」ということが少なくなると思います。

特に、移動中の時間は無駄になることが多いので、タブレットやモバイルPCを持ち歩いて書類作成のための調べものや書類の下書きをするようにしています。

同じアプトプットなら、時間が短いほうがお客様も喜ぶし、空いた時間で別の仕事を入れることもでき、売り上げアップにもつながります。

開業して余裕が出てきたら、これらの便利グッズも使ってみてください。