行政書士として開業の時に揃えておきたい事務機器

これだけはそろえておきたい事務機器とは

開業には何かとお金がかかるものです。できれば、本当に必要なものだけ揃えて、残りは余裕ができてから徐々にそろえていきたいですよね。

ここからは、開業時に揃えておきたい事務機器についてご案内します。

開業の際に揃えておきたい事務機器 5点

パソコン

書類作成、調べものなどになくてはならないのがパソコンです。普段スマホで用を済ませている人も、仕事には必須ですので必ず用意しましょう。デスクトップでも、ノートでもどちらでも大丈夫です。

パソコンを選ぶ時の注意点は、電子申請を行う場合、行政庁のシステムが対応しているOSを選ばないと、申請できないこともあります。

事前にどのOSに対応しているのかを確認せずに最新のものを購入してしまい、あとで困ることがあるので注意してください。

プリンター

書類作成のために必須です。

濡れても文字がにじまないレーザープリンターが望ましいのですが、A4対応のレーザープリンターでもインクジェットに比べると、2から4倍くらいの価格です。A3対応になると10万円を超えることも珍しくないので、高くて手が出ないという人もいるでしょう。

そういう場合は、顔料インクのインクジェットプリンターもおすすめです。顔料インクはにじみにくいので、多少濡れたとしても大丈夫です。

「書類を濡らさなければ何でも良いのでは?」と思うかもしれませんが、染料インク(にじみやすいインク)は、こすったり蛍光ペンを使っただけでにじんで汚くなってしまいます。

行政書士の仕事の多くは、最終的なアウトプットが書類です。きれいな書類を作れる設備は必須だと思って、ここはお金をかけておくべきでしょう。

コピー機

最初から大型の複合機をそろえる必要はありません。

家庭用のA4サイズ対応のものがあれば、大体対応できます。それで足りないときはコンビニやキンコーズを利用すればよいのです。

ただし、近所にどちらもないときは、大型の複合機またはSOHO用の小型複合機の導入を検討する必要があるかもしれません。

コピーは、お客様の本人確認資料や、あずかれない資料(通帳など)をコピーしたりするのに使用します。万が一紛失したりすれば大変なことになるものなので、コンビニのコピーなどで済ませず、事務所内でコピーできるように最低限A4サイズ対応のコピー機が必要です。

プリンター、FAX、スキャナーなどと一緒になった小型の複合機もたくさんの種類があるので、一つにまとめてしまって良いでしょう。

鍵付きの書庫

お客様の個人情報や、それをもとに作った書類を保管するために必要です。

A4サイズの書類が入るものなら、小型のもので構いません。特に、打ち合わせスペースから書類の保管庫や書庫が見える場合、鍵がついていないと「私の個人情報を預けて大丈夫?」とお客様が不安に思うでしょう。

また、不特定多数の人が出入りする場合、書類の盗難も無いとは言えません。

行政書士であれば、セキュリティにも十分注意する義務があるのです。

電話

固定電話がなければいけないというわけではありません。外出が多い仕事なら、むしろ携帯電話の方が使い勝手は良いでしょう。

ただし、事務所用の番号とプライベートの番号は分けたほうが良いです。なお、人によっては、携帯電話しかないと「信用できない」と感じる人もまだ多いので、050で始まる番号を取得することも検討してみると良いと思います。

以上が必須の事務機器です。「これだけ?」と思いましたか?

作業机や打ち合わせテーブルは、あればベストですが必須とは考えていません。

最初から何でもそろえなければいけないとなると、費用がかさみます。小さく始めて、だんだんと設備を充実させていく、と考えるのが良いと思います。